個人情報の取り扱いは、もはや『知らなかった』では済まされない時代です。
プライバシーポリシーは、お客様の信頼を得るだけでなく、法律上も必須なものですので、きちんと理解しておくことは、みなさんのビジネスを守ることにつながります。
私自身も、以前は「法律の文書」というだけで難しそうと敬遠していましたが、「なぜ必要なのか」「どんな内容を書くのか」を理解すれば、意外と親しみやすいものだということがわかりました。
そこで今回の動画では、ビジネスオーナーの皆さんの視点に立って、「プライバシーポリシー」についてわかりやすく解説したいと思います。
プライバシーポリシーとは？
まず、「プライバシーポリシー」とは何かを簡単に説明します。
プライバシーポリシーは、「お客様の個人情報をどのように扱うのか」を明確にするためのドキュメントです。
たとえば、
1.どんな情報（名前、住所、電話番号など）を、どのように集めるのか
2.集めた情報をどう管理し、どんな目的で使うのか
3.どのような条件で第三者に情報を提供するのか
ということをわかりやすく説明しています。
プライバシーポリシーが必要なウェブサイト
そしてこのようなウェブサイトは現在プライバシーポリシーを設置する義務があります。
- オンラインショップやサービス提供サイト
- 商品やサービスを販売し、顧客の個人情報を取り扱っている場合。
- お問い合わせフォームを設置しているサイト
- ユーザーが名前やメールアドレスを入力するフォームがある場合。
- アクセス解析ツールを利用しているサイト
- 例：Googleアナリティクスなどを使用している場合。
- 広告を掲載しているサイト
- クッキーや追跡ツールを活用した広告を掲載している場合。
これらに該当する場合、必ずプライバシーポリシーを作成し、ウェブサイトに掲載する必要があります。
プライバシーポリシーを表示するメリット
プライバシーポリシーをきちんと表示しておくことでビジネスには次のようなメリットがあります。
1. 法律への準拠
もしデータ利用に関するトラブルが発生した際も、プライバシーポリシーがあることで企業としての正当性を示しやすくなります。
2. 顧客の安心感の向上
情報の取り扱いを明確にすることで、顧客に安心感と信頼を与えることができます。
3. トラブル時の保護
万が一、顧客との間でデータ利用に関するトラブルが発生した場合、プライバシーポリシーがあれば企業側の正当性を証明しやすくなります。
このように、プライバシーポリシーを表示することで、ビジネスをリスクから守り、さらに顧客の信頼も獲得できることが期待できます。
プライバシーポリシーには何を書くの？
プライバシーポリシーには以下のような内容を記載します。
1. 情報の収集内容
例：「購入時にお客様がご記入いただくお名前やご住所、またはクッキーを活用してアクセス解析ツールで収集される情報」
2. 情報の利用目的
例：「商品の配送、サービス向上のための分析、キャンペーンのお知らせなどに利用します。」
3. 第三者提供に関する説明
例：「配送業者への住所提供や、法令に基づく情報開示の場合のみ第三者へ提供します。」
4. セキュリティ対策について
例：「収集した情報を安全に管理するため、SSL通信などのセキュリティ対策を実施しています。」
5. 問い合わせ先
例：「support@example.com」や、お問い合わせフォームのURLなど。
プライバシーポリシーのカバー範囲は？
これはよく質問をいただくのですが、ウェブサイトで掲載するプライバシーポリシーの内容を上で紹介したようなウェブサイトだけに関連する内容に絞るべきか、ビジネス全体をカバーすべきかについてです。
＜ウェブサイトに関連する内容に絞る場合＞
主にウェブサイトで収集されるデータ（クッキー、フォーム入力情報など）に限定される。
メリット：内容が簡潔で、ユーザーにとってわかりやすい。
＜ビジネス全体をカバーする場合＞
オフラインでのデータ管理やその他のビジネス全体の顧客情報取り扱いも含む。
メリット：包括的なポリシーとして顧客からの信頼性を向上させることができる
これらの選択肢を考慮して、皆さんのビジネスにとって最適なプライバシーポリシーを作成していただければと思います。
プライバシーポリシーの作成方法
よくいただく質問のひとつに、「どうやってプライバシーポリシーを作成すればいいの？」というものがあります。以下のポイントを参考にしてみてください。
1. テンプレートを活用する
プライバシーポリシーをゼロから作るのは大変です。そこで、まずは信頼できるテンプレートを利用してみましょう。たとえば、大手のサーバー会社や地域ビジネスを支援する行政のウェブサイトでは、無料の雛形が提供されているので、それをベースに作成するのがおすすめです。
2. 専門家に相談する
内容が複雑だったり、自分だけで作成するのが不安な場合は、弁護士などの専門家に相談して手伝ってもらうのがお勧めです。
3. 定期的に更新する
一度作ったら終わりではありません。ビジネスの状況や法律の変更に合わせて、内容を定期的に見直し、更新することが大切です。
今回は以上です。
プライバシーポリシーは、このように一度内容を理解すれば意外とシンプルです。
万一のトラブルに備え迅速に対応できるよう、そしてビジネス側として記載内容をきちんと守るためにも、ご自身のウェブサイトに掲載しているプライバシーポリシーの内容はしっかり把握しておいてくださいね。